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Politique de confidentialité
1- Préambule et définitions
Préambule
COLOMBES HABITAT est un Etablissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), immatriculé au RCS Nanterre sous le numéro 484 201 157 – code APE 6820A - SIRET 484 201 157 00027 – TVA intracommunautaire FR 62 484 201 157, dont le siège social est sis au 29, avenue Henri Barbusse – 92701 Colombes, représenté par Monsieur Olivier Audubert, en sa qualité de Directeur Général.
Dans le cadre de ses activités, COLOMBES HABITAT met à disposition de ses locataires un espace locataire accessible à l’adresse : www.colombeshabitat-espacelocataire.fr .
L’office en tant que Responsables de traitement de données personnelles, s’engage à respecter les dispositions du règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles et la législation française en matière informatique et libertés et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (dite Loi Informatique et Libertés). A ce titre, la Politique de Confidentialité de COLOMBES HABITAT relative au traitement des données personnelles effectué par le biais de son espace locataire ou de l’application mobile associée, sont soumises à ces dispositions. Ces informations sont à utiliser lors de la mise en ligne de l’application mobile et de l’espace locataire mais ne s’y limite pas.
Ainsi, aucune donnée n’est commercialisée ni revendue à un tiers. Les données ne sont collectées que pour des finalités précises qui ont toutes pour objectif commun de faciliter les échanges dans le cadre de la vie du bail. Ne sont collectées que les données qui sont nécessaires aux traitements en fonction de leurs finalités. Le présent document a pour objet de préciser les modalités de mise en oeuvre des traitements de données personnelles.
Définitions
Les définitions suivantes sont celles de l'article 4 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016, entré en vigueur au sein de l'UE en mai 2018 : • « Donnée à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
• « Traitement » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ; • « Responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre ; • « Sous-Traitant » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ; • « Destinataire » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d'une mission d'enquête particulière conformément au droit de l'Union ou au droit d'un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires ; le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement ; • « Tiers » : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel. • « Consentement » : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données personnelles la concernant fassent l'objet d'un traitement ; • « Utilisateur » : Toute personne physique ou morale qui, en tant qu’utilisateur accède à l’espace locataire de COLOMBES HABITAT.
2- Traitements de données
Qui collecte et utilise?
COLOMBES HABITAT collecte les informations. Toutes les informations collectées sont réservées à l’usage des services concernés de l’office et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants : • les services internes de l’office dédiés en fonction de la demande et/ou information communiquée ; • les sous-traitants habilités contractuellement tels que les entreprises prestataires de travaux ; • les organismes et institutions habilités par la loi dont ceux liés au logement social tels que : les autorités de contrôles, les instances et organismes sociaux compétents (tel que le fond de solidarité pour le logement), les organismes fiscaux.
Tous ces destinataires auront accès aux seules données strictement nécessaires à l’exercice de leur mission. Comment sont collectées les données ?
L’office collecte des données personnelles auprès de l’utilisateur de l’espace lorsque : • il s’inscrit à l’espace locataire ou l’application mobile associée • il se connecte au site • il met à jour ses données personnelles • il effectue une demande directement sur l’espace locataire • il transmet par le biais de l’espace locataire des documents pour le traitement de sa demande Dans le cadre de l’utilisation de l’espace locataire ou de l’application mobile associée, des informations sont collectées dans les fichiers journaux des serveurs de l’office et notamment : • la façon dont l’utilisateur utilise le service concerné, telles que les requêtes de recherche • l’adresse IP • les données relatives aux événements liés à l’appareil qu’ils utilisent, tels que l’activité du système, paramètres du matériel, type et langue du navigateur, date et heure de la requête et URL de provenance
Quelles données personnelles sont collectées et traitées ?
COLOMBES HABITAT traite les données personnelles suivantes :
• données relatives à l’identité du titulaire du bail et celle des occupants du logement dont : civilité, nom, prénom, adresse, numéro de téléphone ou adresse de courrier électronique
• données économiques et financières dont : solde du compte locataire, données
bancaires ou postales, mandat SEPA rempli, dette de loyer, charges et loyers, attestation d’assurance, demande de prélèvement sur ordre
• données techniques dont adresse IP
• données relatives aux cookies concernant l’utilisateur
Quelle finalité à cette collecte ?
Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur le contrat :
• La gestion des rapports locatifs
• Le paiement en ligne du loyer et charges auprès de l’office
• La mise à disposition de documents relatifs à la location du type : avis d’échéance, quittance de loyer, attestation d’assurance etc
• La consultation du compte locataire (visualisation des paiements et/ou impayés locatifs)
• La gestion technique du patrimoine, et notamment la gestion des interventions des prestataires au sein du logement ainsi que la communication aux prestataires des informations nécessaires à la réalisation des travaux Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur l’intérêt légitime du responsable de traitement :
• La gestion des sollicitations ou demandes d’information que l’utilisateur aurait transmises aux services du responsable du traitement
• La réalisation d’enquêtes et statistiques nécessaires au suivi et l’amélioration de la qualité de vie dans les immeubles Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur le consentement qui a été obtenu préalablement à la création du compte sur l’espace locataire :
• La réalisation de statistiques de mesures de fréquentation de l’espace locataire L’office aura la possibilité d’exploiter les numéros de téléphone et les adresses mails fournis par les titulaires du bail ou ses représentants ou complétés dans l’espace locataire, à des fins de communication avec le client et dans le cadre de la gestion du bail. Cela concerne donc :
• la vie du bail et de la résidence,
• la gestion et le suivi des rapports locatifs,
• les interventions techniques dans le logement et les rendez-vous avec les prestataires de l’office,
• le suivi des demandes ou réclamations,
• la réalisation des enquêtes obligatoires relatives à l’Occupation du Parc Social (OPS) et au Supplément de Loyer Solidarité (SLS),
• la réalisation d’enquêtes de satisfaction clients le long du parcours résidentiel
• les informations nécessaires de proximité
Ces communications n’ont pas pour objet la prospection commerciale ou la promotion de l’image de COLOMBES HABITAT. L’utilisateur a la possibilité à tout moment, d’ajouter, de modifier ou de supprimer ses coordonnées personnelles (numéro de téléphone, email) depuis son Espace locataire.
A qui sont-elles transmises ? Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, les informations recueillies après que l’utilisateur ait donné son consentement, notamment lors de sa première connexion ou dans le cadre de l’utilisation de l’espace dédié aux locataires, font l’objet d’un traitement informatique. Ces données ne seront utilisées et ne feront l’objet de communication extérieure que pour les seules nécessités de la gestion locative tout en respectant les dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Les données collectées sont traitées exclusivement par COLOMBES HABITAT et son prestataire de services Aareon.
Lorsque le prestataire de services Aareon traite des données pour le compte COLOMBES HABITAT, propriétaire de l’espace locataire et de l’application mobile, il s'engage à respecter les obligations qui lui incombent au titre de toute réglementation tenant à la protection des données à caractère personnel.
Le prestataire de services Aareon garantit notamment qu’il :
• n’agit que sur instructions documentées de COLOMBES HABITAT (entendues notamment comme les paramètres mis à disposition sur l’espace locataire de l’utilisateur et sur la Solution) y compris pour les transferts de données vers un pays tiers à l’Union Européenne ;
• n’utilise pas les données personnelles pour son propre compte, ni pour d’autres fins que celles de l’exécution des CGU ;
• ne communique pas, ni ne cède les données personnelles à des tiers non autorisés ;
• sur demande COLOMBES HABITAT, collabore à la réalisation de toute analyse d’impact ou consultation des autorités relative aux traitements de données personnelles effectués dans le cadre des Services et coopère avec les autorités de protection des données compétentes, notamment en cas de demande d’information ou de contrôle ;
• ne communique à aucun moment les données personnelles à une entité gouvernementale ou toute autre autorité y compris sur réquisition légale ou réglementaire, sans notification préalable à COLOMBES HABITAT à moins qu'elle ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union européenne. Dans ce cas, le prestataire de services Aareon informe de COLOMBES HABITAT de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ;
• ne recourt pas aux services d’un autre sous-traitant sans l’accord écrit préalable COLOMBES HABITAT qui peut s’opposer au recours à un nouveau sous-traitant en informant le prestataire de services Aareon par tout moyen. En tout état de cause, le prestataire de services doit conclure un contrat avec son sous-traitant comprenant des obligations au moins équivalentes à celles auxquelles il est tenu ;
• collabore et assiste COLOMBES HABITAT , en tenant compte de la nature du traitement, en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, afin de répondre aux demandes des personnes concernées en vue d'exercer les droits prévus par les dispositions légales applicables ;
• met en oeuvre toutes les mesures nécessaires techniques et organisationnelles pour assurer :
o la sécurité physique et logique des données personnelles contre toute atteinte intentionnelle ou non intentionnelle ;
o la confidentialité des données personnelles en veillant notamment à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles s'engagent à respecter la confidentialité des données personnelles afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque
• informe COLOMBES HABITAT de toute faille de sécurité dans les 48h après en avoir pris connaissance et prend toutes les mesures nécessaires pour corriger celle-ci ;
• au terme des CGU et selon le choix de l’office, supprime toutes les données personnelles ou les restitue à COLOMBES HABITAT sur le support convenu entre les Parties, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l'Union européenne n'exige la conservation des données personnelles. Cette restitution ou destruction donnera lieu à l’établissement d’un procès-verbal daté et signé et remis à l’office;
• met à la disposition COLOMBES HABITAT toutes les informations nécessaires pour permettre la réalisation d'audits, d’inspections
S’agissant des transferts de données personnelles, le prestataire de service Aareon s’engage à ne pas transférer les données personnelles vers un pays hors de l’Union européenne sauf autorisation expresse COLOMBES HABITAT.
Par ailleurs, lorsque nécessaire, les données concernées peuvent être transmises aux entités suivantes : • les services internes de l’office dédiés en fonction de la demande et/ou information communiquée ; • les sous-traitants habilités contractuellement tels que les entreprises prestataires de travaux ; • le syndic de copropriété si nécessaire ; • les organismes et institutions habilités par la loi dont ceux liés au logement social tels que : les autorités de contrôles, les instances et organismes sociaux compétents (tel que le fond de solidarité pour le logement), les organismes fiscaux.
Tous ces destinataires auront accès aux seules données strictement nécessaires à l’exercice de leur mission.
Combien de temps ces données sont-elles conservées ? Les informations sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités indiquées ci-dessus à savoir : le temps de la relation contractuelle et jusqu’à l’extinction complète des obligations contractuelles ou légales des parties. Ces données peuvent ainsi être conservées afin de permettre à COLOMBES HABITAT d’exercer une action en justice. Toutes ces données font l’objet d’un archivage afin de répondre à une obligation légale ou réglementaire, pour notamment permettre : • la réalisation d’un contrôle de l’Agence nationale de contrôle du logement social (ANCOLS) sans pouvoir dépasser 6 ans à compter de la fin du bail ou du paiement complet des loyers et charges dus à COLOMBES HABITAT • le respect d’une obligation de conservation comptable ou fiscale
Comment sont protégées les données personnelles Un certain nombre de mesures et d'outils de sécurité sont mis en place afin de s’assurer que les données personnelles en notre possession sont protégées contre la réalisation accidentelle ou non, de toute destruction, divulgation, perte ou altération des données. Les mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées sont prévues dont : le recours à un certificat de sécurité HTTPS sur toutes les pages du site, des sauvegardes régulièrement afin d’assurer une continuité de service, des mises à jour des composants des serveurs. Enfin, les données collectées sont exclusivement celles nécessaires à la réalisation des finalités évoquées ci-dessus et celles-ci sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités.
Mise à jour des données Le responsable de traitement peut être amené à mettre à jour ce document à tout moment en raison notamment de la mise en oeuvre de nouveaux services ou technologies ou l’évolution du cadre législatif et réglementaire. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication du document mis à jour sur notre espace locataire.
3- Droits des Personnes Concernées par le Traitement de Données
Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, l’utilisateur dispose de droits sur les données les concernant. • Droit d’accès L’utilisateur a le droit de demander confirmation au responsable de traitement que ses données font bien l’objet d’un traitement et obtenir les informations relatives à ce traitement (finalités, destinataires etc…). • Droit de rectification et d’effacement des données L’utilisateur a le droit de demander la rectification de ses données lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes. Il peut demander l’effacement de ses données dans certaines situations, lorsque par exemple ils sont opposés au traitement ou lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. • Droit à la limitation du traitement Ce droit peut s’exercer dans plusieurs situations. L’utilisateur peut par exemple demander la limitation du traitement que l’office opère sur les données pendant la période de vérification de l’exactitude de ses données par le responsable de traitement ou bien préférer la limitation du traitement à l’effacement de ses données.
• Droit d’opposition au traitement Le droit d'opposition peut s’exercer à tout moment au traitement dans les situations suivantes: o Lorsque les données sont traitées à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection. o Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public o Lorsque la situation particulière de l’utilisateur justifie la fin du traitement Le cas échéant, les données personnelles ne seront plus traitées, à moins de démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant que le traitement prévaut sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. • Droit à la portabilité des données L’utilisateur a le droit de demander à l’entité de transmettre les données personnelles qui les concernent et qu’il a fournies. COLOMBES HABITAT les lui fournira dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. • Droit de définir le sort des données après le décès L’utilisateur a la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès. • Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (CNIL) L’utilisateur a le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL s’il considère que le traitement de données personnelles qui le concerne constitue une violation à la législation française en matière Informatique et Liberté, au Règlement Européen sur la Protection des Données personnelles. • Comment exercer ses droits ? Pour exercer ces droits, il faut contacter le délégué à la protection des données de COLOMBES HABITAT. Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données, le courrier de demande doit être signé et une copie (scannée si c’est par voie électronique) de la pièce d’identité de la personne exerçant ses droits doit être jointe. Le Délégué à La Protection des données personnel (DPO) est joignable : Courrier : DPO Colombes Habitat, 29 Avenue Henri Barbusse 92700 Colombes Courriel : donneespersonnelles@colombes-habitat-public.fr
4- Gestion des Cookies
Dans le cadre de l’utilisation de l’espace locataire ou l’application mobile associée, COLOMBES HABITAT est susceptible d’utiliser des cookies pour faciliter la navigation sur l’espace locataire ou l’application associée.
Les cookies sont des fichiers contenant du texte qui permettent d’enregistrer des informations qui sont renvoyées au site web concerné. Ils sont déposés temporairement dans l'appareil de l'internaute (l’ordinateur, tablette ou smartphone) par le serveur du site visité ou par un serveur tiers lors de la navigation sur internet. Le navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que l’utilisateur s’y re-connectera. Les cookies ont de multiples usages : ils peuvent servir à personnaliser l’expérience du site, mémoriser l’identifiant locataire, tracer la navigation pour des finalités statistiques etc. L’utilisateur peut s’opposer à l'enregistrement des cookies sur son appareil, hors cookies indispensables à la navigation et cookies fonctionnels. Pour cela, il suffit de préciser ses choix de paramétrage. L’utilisateur peut configurer son navigateur de telle sorte que des cookies soient enregistrés dans le terminal de l’utilisateur ou, au contraire, qu'ils soient rejetés. La configuration de chaque navigateur est différente : elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permet ainsi de savoir comment modifier ses souhaits en matière de cookies. Afin d'exercer ses choix, l’utilisateur peut consulter les pages suivantes : • Pour Internet Explorer™ https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies • Pour Safari™ https://support.apple.com/fr-fr/HT201265 • PourChrome™ https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr&hlrm=fr • Pour Mozilla Firefox™ https://support.mozilla.org/fr/products/firefox/protect-your-privacy/cookies
Préambule
COLOMBES HABITAT est un Etablissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), immatriculé au RCS Nanterre sous le numéro 484 201 157 – code APE 6820A - SIRET 484 201 157 00027 – TVA intracommunautaire FR 62 484 201 157, dont le siège social est sis au 29, avenue Henri Barbusse – 92701 Colombes, représenté par Monsieur Olivier Audubert, en sa qualité de Directeur Général.
Dans le cadre de ses activités, COLOMBES HABITAT met à disposition de ses locataires un espace locataire accessible à l’adresse : www.colombeshabitat-espacelocataire.fr .
L’office en tant que Responsables de traitement de données personnelles, s’engage à respecter les dispositions du règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles et la législation française en matière informatique et libertés et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (dite Loi Informatique et Libertés). A ce titre, la Politique de Confidentialité de COLOMBES HABITAT relative au traitement des données personnelles effectué par le biais de son espace locataire ou de l’application mobile associée, sont soumises à ces dispositions. Ces informations sont à utiliser lors de la mise en ligne de l’application mobile et de l’espace locataire mais ne s’y limite pas.
Ainsi, aucune donnée n’est commercialisée ni revendue à un tiers. Les données ne sont collectées que pour des finalités précises qui ont toutes pour objectif commun de faciliter les échanges dans le cadre de la vie du bail. Ne sont collectées que les données qui sont nécessaires aux traitements en fonction de leurs finalités. Le présent document a pour objet de préciser les modalités de mise en oeuvre des traitements de données personnelles.
Définitions
Les définitions suivantes sont celles de l'article 4 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016, entré en vigueur au sein de l'UE en mai 2018 : • « Donnée à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
• « Traitement » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction ; • « Responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement; lorsque les finalités et les moyens de ce traitement sont déterminés par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre, le responsable du traitement peut être désigné ou les critères spécifiques applicables à sa désignation peuvent être prévus par le droit de l'Union ou par le droit d'un État membre ; • « Sous-Traitant » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ; • « Destinataire » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d'une mission d'enquête particulière conformément au droit de l'Union ou au droit d'un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires ; le traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du traitement ; • « Tiers » : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel. • « Consentement » : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données personnelles la concernant fassent l'objet d'un traitement ; • « Utilisateur » : Toute personne physique ou morale qui, en tant qu’utilisateur accède à l’espace locataire de COLOMBES HABITAT.
2- Traitements de données
Qui collecte et utilise?
COLOMBES HABITAT collecte les informations. Toutes les informations collectées sont réservées à l’usage des services concernés de l’office et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants : • les services internes de l’office dédiés en fonction de la demande et/ou information communiquée ; • les sous-traitants habilités contractuellement tels que les entreprises prestataires de travaux ; • les organismes et institutions habilités par la loi dont ceux liés au logement social tels que : les autorités de contrôles, les instances et organismes sociaux compétents (tel que le fond de solidarité pour le logement), les organismes fiscaux.
Tous ces destinataires auront accès aux seules données strictement nécessaires à l’exercice de leur mission. Comment sont collectées les données ?
L’office collecte des données personnelles auprès de l’utilisateur de l’espace lorsque : • il s’inscrit à l’espace locataire ou l’application mobile associée • il se connecte au site • il met à jour ses données personnelles • il effectue une demande directement sur l’espace locataire • il transmet par le biais de l’espace locataire des documents pour le traitement de sa demande Dans le cadre de l’utilisation de l’espace locataire ou de l’application mobile associée, des informations sont collectées dans les fichiers journaux des serveurs de l’office et notamment : • la façon dont l’utilisateur utilise le service concerné, telles que les requêtes de recherche • l’adresse IP • les données relatives aux événements liés à l’appareil qu’ils utilisent, tels que l’activité du système, paramètres du matériel, type et langue du navigateur, date et heure de la requête et URL de provenance
Quelles données personnelles sont collectées et traitées ?
COLOMBES HABITAT traite les données personnelles suivantes :
• données relatives à l’identité du titulaire du bail et celle des occupants du logement dont : civilité, nom, prénom, adresse, numéro de téléphone ou adresse de courrier électronique
• données économiques et financières dont : solde du compte locataire, données
bancaires ou postales, mandat SEPA rempli, dette de loyer, charges et loyers, attestation d’assurance, demande de prélèvement sur ordre
• données techniques dont adresse IP
• données relatives aux cookies concernant l’utilisateur
Quelle finalité à cette collecte ?
Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur le contrat :
• La gestion des rapports locatifs
• Le paiement en ligne du loyer et charges auprès de l’office
• La mise à disposition de documents relatifs à la location du type : avis d’échéance, quittance de loyer, attestation d’assurance etc
• La consultation du compte locataire (visualisation des paiements et/ou impayés locatifs)
• La gestion technique du patrimoine, et notamment la gestion des interventions des prestataires au sein du logement ainsi que la communication aux prestataires des informations nécessaires à la réalisation des travaux Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur l’intérêt légitime du responsable de traitement :
• La gestion des sollicitations ou demandes d’information que l’utilisateur aurait transmises aux services du responsable du traitement
• La réalisation d’enquêtes et statistiques nécessaires au suivi et l’amélioration de la qualité de vie dans les immeubles Les finalités suivantes de traitement s’appuient sur le consentement qui a été obtenu préalablement à la création du compte sur l’espace locataire :
• La réalisation de statistiques de mesures de fréquentation de l’espace locataire L’office aura la possibilité d’exploiter les numéros de téléphone et les adresses mails fournis par les titulaires du bail ou ses représentants ou complétés dans l’espace locataire, à des fins de communication avec le client et dans le cadre de la gestion du bail. Cela concerne donc :
• la vie du bail et de la résidence,
• la gestion et le suivi des rapports locatifs,
• les interventions techniques dans le logement et les rendez-vous avec les prestataires de l’office,
• le suivi des demandes ou réclamations,
• la réalisation des enquêtes obligatoires relatives à l’Occupation du Parc Social (OPS) et au Supplément de Loyer Solidarité (SLS),
• la réalisation d’enquêtes de satisfaction clients le long du parcours résidentiel
• les informations nécessaires de proximité
Ces communications n’ont pas pour objet la prospection commerciale ou la promotion de l’image de COLOMBES HABITAT. L’utilisateur a la possibilité à tout moment, d’ajouter, de modifier ou de supprimer ses coordonnées personnelles (numéro de téléphone, email) depuis son Espace locataire.
A qui sont-elles transmises ? Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, les informations recueillies après que l’utilisateur ait donné son consentement, notamment lors de sa première connexion ou dans le cadre de l’utilisation de l’espace dédié aux locataires, font l’objet d’un traitement informatique. Ces données ne seront utilisées et ne feront l’objet de communication extérieure que pour les seules nécessités de la gestion locative tout en respectant les dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Les données collectées sont traitées exclusivement par COLOMBES HABITAT et son prestataire de services Aareon.
Lorsque le prestataire de services Aareon traite des données pour le compte COLOMBES HABITAT, propriétaire de l’espace locataire et de l’application mobile, il s'engage à respecter les obligations qui lui incombent au titre de toute réglementation tenant à la protection des données à caractère personnel.
Le prestataire de services Aareon garantit notamment qu’il :
• n’agit que sur instructions documentées de COLOMBES HABITAT (entendues notamment comme les paramètres mis à disposition sur l’espace locataire de l’utilisateur et sur la Solution) y compris pour les transferts de données vers un pays tiers à l’Union Européenne ;
• n’utilise pas les données personnelles pour son propre compte, ni pour d’autres fins que celles de l’exécution des CGU ;
• ne communique pas, ni ne cède les données personnelles à des tiers non autorisés ;
• sur demande COLOMBES HABITAT, collabore à la réalisation de toute analyse d’impact ou consultation des autorités relative aux traitements de données personnelles effectués dans le cadre des Services et coopère avec les autorités de protection des données compétentes, notamment en cas de demande d’information ou de contrôle ;
• ne communique à aucun moment les données personnelles à une entité gouvernementale ou toute autre autorité y compris sur réquisition légale ou réglementaire, sans notification préalable à COLOMBES HABITAT à moins qu'elle ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union européenne. Dans ce cas, le prestataire de services Aareon informe de COLOMBES HABITAT de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public ;
• ne recourt pas aux services d’un autre sous-traitant sans l’accord écrit préalable COLOMBES HABITAT qui peut s’opposer au recours à un nouveau sous-traitant en informant le prestataire de services Aareon par tout moyen. En tout état de cause, le prestataire de services doit conclure un contrat avec son sous-traitant comprenant des obligations au moins équivalentes à celles auxquelles il est tenu ;
• collabore et assiste COLOMBES HABITAT , en tenant compte de la nature du traitement, en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, afin de répondre aux demandes des personnes concernées en vue d'exercer les droits prévus par les dispositions légales applicables ;
• met en oeuvre toutes les mesures nécessaires techniques et organisationnelles pour assurer :
o la sécurité physique et logique des données personnelles contre toute atteinte intentionnelle ou non intentionnelle ;
o la confidentialité des données personnelles en veillant notamment à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles s'engagent à respecter la confidentialité des données personnelles afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque
• informe COLOMBES HABITAT de toute faille de sécurité dans les 48h après en avoir pris connaissance et prend toutes les mesures nécessaires pour corriger celle-ci ;
• au terme des CGU et selon le choix de l’office, supprime toutes les données personnelles ou les restitue à COLOMBES HABITAT sur le support convenu entre les Parties, et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l'Union européenne n'exige la conservation des données personnelles. Cette restitution ou destruction donnera lieu à l’établissement d’un procès-verbal daté et signé et remis à l’office;
• met à la disposition COLOMBES HABITAT toutes les informations nécessaires pour permettre la réalisation d'audits, d’inspections
S’agissant des transferts de données personnelles, le prestataire de service Aareon s’engage à ne pas transférer les données personnelles vers un pays hors de l’Union européenne sauf autorisation expresse COLOMBES HABITAT.
Par ailleurs, lorsque nécessaire, les données concernées peuvent être transmises aux entités suivantes : • les services internes de l’office dédiés en fonction de la demande et/ou information communiquée ; • les sous-traitants habilités contractuellement tels que les entreprises prestataires de travaux ; • le syndic de copropriété si nécessaire ; • les organismes et institutions habilités par la loi dont ceux liés au logement social tels que : les autorités de contrôles, les instances et organismes sociaux compétents (tel que le fond de solidarité pour le logement), les organismes fiscaux.
Tous ces destinataires auront accès aux seules données strictement nécessaires à l’exercice de leur mission.
Combien de temps ces données sont-elles conservées ? Les informations sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités indiquées ci-dessus à savoir : le temps de la relation contractuelle et jusqu’à l’extinction complète des obligations contractuelles ou légales des parties. Ces données peuvent ainsi être conservées afin de permettre à COLOMBES HABITAT d’exercer une action en justice. Toutes ces données font l’objet d’un archivage afin de répondre à une obligation légale ou réglementaire, pour notamment permettre : • la réalisation d’un contrôle de l’Agence nationale de contrôle du logement social (ANCOLS) sans pouvoir dépasser 6 ans à compter de la fin du bail ou du paiement complet des loyers et charges dus à COLOMBES HABITAT • le respect d’une obligation de conservation comptable ou fiscale
Comment sont protégées les données personnelles Un certain nombre de mesures et d'outils de sécurité sont mis en place afin de s’assurer que les données personnelles en notre possession sont protégées contre la réalisation accidentelle ou non, de toute destruction, divulgation, perte ou altération des données. Les mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées sont prévues dont : le recours à un certificat de sécurité HTTPS sur toutes les pages du site, des sauvegardes régulièrement afin d’assurer une continuité de service, des mises à jour des composants des serveurs. Enfin, les données collectées sont exclusivement celles nécessaires à la réalisation des finalités évoquées ci-dessus et celles-ci sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités.
Mise à jour des données Le responsable de traitement peut être amené à mettre à jour ce document à tout moment en raison notamment de la mise en oeuvre de nouveaux services ou technologies ou l’évolution du cadre législatif et réglementaire. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication du document mis à jour sur notre espace locataire.
3- Droits des Personnes Concernées par le Traitement de Données
Conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, l’utilisateur dispose de droits sur les données les concernant. • Droit d’accès L’utilisateur a le droit de demander confirmation au responsable de traitement que ses données font bien l’objet d’un traitement et obtenir les informations relatives à ce traitement (finalités, destinataires etc…). • Droit de rectification et d’effacement des données L’utilisateur a le droit de demander la rectification de ses données lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes. Il peut demander l’effacement de ses données dans certaines situations, lorsque par exemple ils sont opposés au traitement ou lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. • Droit à la limitation du traitement Ce droit peut s’exercer dans plusieurs situations. L’utilisateur peut par exemple demander la limitation du traitement que l’office opère sur les données pendant la période de vérification de l’exactitude de ses données par le responsable de traitement ou bien préférer la limitation du traitement à l’effacement de ses données.
• Droit d’opposition au traitement Le droit d'opposition peut s’exercer à tout moment au traitement dans les situations suivantes: o Lorsque les données sont traitées à des fins de prospection commerciale, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection. o Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public o Lorsque la situation particulière de l’utilisateur justifie la fin du traitement Le cas échéant, les données personnelles ne seront plus traitées, à moins de démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux justifiant que le traitement prévaut sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. • Droit à la portabilité des données L’utilisateur a le droit de demander à l’entité de transmettre les données personnelles qui les concernent et qu’il a fournies. COLOMBES HABITAT les lui fournira dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. • Droit de définir le sort des données après le décès L’utilisateur a la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès. • Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (CNIL) L’utilisateur a le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL s’il considère que le traitement de données personnelles qui le concerne constitue une violation à la législation française en matière Informatique et Liberté, au Règlement Européen sur la Protection des Données personnelles. • Comment exercer ses droits ? Pour exercer ces droits, il faut contacter le délégué à la protection des données de COLOMBES HABITAT. Pour assurer la sécurité et la confidentialité des données, le courrier de demande doit être signé et une copie (scannée si c’est par voie électronique) de la pièce d’identité de la personne exerçant ses droits doit être jointe. Le Délégué à La Protection des données personnel (DPO) est joignable : Courrier : DPO Colombes Habitat, 29 Avenue Henri Barbusse 92700 Colombes Courriel : donneespersonnelles@colombes-habitat-public.fr
4- Gestion des Cookies
Dans le cadre de l’utilisation de l’espace locataire ou l’application mobile associée, COLOMBES HABITAT est susceptible d’utiliser des cookies pour faciliter la navigation sur l’espace locataire ou l’application associée.
Les cookies sont des fichiers contenant du texte qui permettent d’enregistrer des informations qui sont renvoyées au site web concerné. Ils sont déposés temporairement dans l'appareil de l'internaute (l’ordinateur, tablette ou smartphone) par le serveur du site visité ou par un serveur tiers lors de la navigation sur internet. Le navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que l’utilisateur s’y re-connectera. Les cookies ont de multiples usages : ils peuvent servir à personnaliser l’expérience du site, mémoriser l’identifiant locataire, tracer la navigation pour des finalités statistiques etc. L’utilisateur peut s’opposer à l'enregistrement des cookies sur son appareil, hors cookies indispensables à la navigation et cookies fonctionnels. Pour cela, il suffit de préciser ses choix de paramétrage. L’utilisateur peut configurer son navigateur de telle sorte que des cookies soient enregistrés dans le terminal de l’utilisateur ou, au contraire, qu'ils soient rejetés. La configuration de chaque navigateur est différente : elle est décrite dans le menu d’aide du navigateur, qui permet ainsi de savoir comment modifier ses souhaits en matière de cookies. Afin d'exercer ses choix, l’utilisateur peut consulter les pages suivantes : • Pour Internet Explorer™ https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies • Pour Safari™ https://support.apple.com/fr-fr/HT201265 • PourChrome™ https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr&hlrm=fr • Pour Mozilla Firefox™ https://support.mozilla.org/fr/products/firefox/protect-your-privacy/cookies